Coronavirus

print

Medewerkers

De onderstaande informatie is geüpdatet naar aanleiding van de toespraak van premier Mark Rutte op 14 december. 

Waar moet je als medewerker rekening mee houden? Lees meer in deze veelgestelde vragen en antwoorden, onderverdeeld in categorieën:

PREVENTIE
1. Moet ik het melden bij Avans als ik als medewerker het coronavirus heb?
2. Waar moet ik rekening mee houden als ik in een Avansgebouw ben?
3. Mondkapje: wanneer wel en niet?

(THUIS)WERKEN
4. Kan ik op een Avanslocatie werken?  
5. Tot wanneer moet ik thuiswerken? 
6. Ik moet (binnenkort) mijn wachtwoord van Avans verlengen. Kan ik dit vanuit huis doen?
7. Ik heb technische problemen bij het thuiswerken. Hoe kan ik hulp krijgen?
8. Moet ik verlof opnemen of mijn uren inhalen als ik tijd nodig heb om mijn kinderen op te vangen?
9. Hoe kan ik vanuit huis samenwerken met collega’s?
10. Welke programma’s mag ik gebruiken voor videobellen?
11. Ik heb spullen nodig zoals een beeldscherm, toetsenbord of bureaustoel. Mag ik die ophalen en mee naar huis nemen?
12. Kan ik onderwijsmateriaal ophalen op mijn eigen locatie?
13. Welke kosten voor thuiswerken en reizen vergoedt Avans?
14. Kan Avans mij vragen om ’s avonds te werken?

PERSONEEL & ORGANISATIE
15. Gaan sollicitatiegesprekken door?
16. Ik heb of kom in financiële problemen vanwege het coronavirus. Wat kan ik doen?
17. Waar kan ik antwoorden vinden op vragen voor DP&O?
18. Kan ik nog kinderopvang krijgen?

LESGEVEN & ONDERWIJS
19. Hoe kan ik hulp krijgen bij het aanbieden van digitaal onderwijs?
20. Wat betekenen de coronamaatregelen voor de tentamenperiode?
21. Verandert er iets rondom auteursrechten, nu allerlei leveranciers gratis diensten aanbieden om online onderwijs mogelijk te maken?
22. Waar kan ik terecht met vragen over toetsing op afstand?

REIZEN
23. Ik ben in 'oranje/rood gebied' geweest en moet 10 dagen in thuisquarantaine. Mag ik voor mijn werk wel naar Avans komen?
24. Kan ik nog steeds een elektrische auto van Avans gebruiken?
25. Kan ik mijn mobiliteitskaarten gewoon gebruiken?

WELZIJN & MAATSCHAPPIJ
26. Hoe kan ik gezond thuiswerken? 
27. Ik ervaar stress vanwege de coronacrisis. Wat kan ik hieraan doen?

PREVENTIE 

1. Moet ik het melden bij Avans als ik als medewerker het coronavirus heb?

De GGD vertelt je precies wat je moet doen als je positief getest bent of klachten hebt. Op de pagina ‘wat te doen bij klachten?’ zetten we alles op een rijtje.
 

2. Waar moet ik rekening mee houden als ik in een Avansgebouw ben?

Voor medewerkers die in de Avansgebouwen aan het werk zijn, hebben we een presentatie met richtlijnen en uitgangspunten gemaakt. Hierin lees je bijvoorbeeld waar je rekening mee houdt als je je bevindt in een lesruimte, praktijkruimte, kantooromgeving of vergaderruimte. Deze presentatie is vanuit de academies ook gedeeld met alle Avansmedewerkers. Daarnaast is het inmiddels ook verplicht een mondkapje te dragen in de Avansgebouwen.
 

3. Mondkapje: wanneer wel en niet?

In de praktijk blijkt het niet altijd duidelijk te zijn waar je een mondkapje moet dragen en wanneer deze af mag. De hoofdregel is als volgt: 

  • Als je je beweegt door het gebouw, bijvoorbeeld in de gangen of op de trap, dan heb je je mondkapje op.  
  • Zit je in Xplora, in het restaurant of in een zitje in de gangen, dan mag hij af. Ook als je zit tijdens de les mag hij af. Daarbij maakt het niet uit of die les in een lokaal is of in Xplora. Uiteraard houd je wel altijd 1,5 meter afstand tot elkaar. 

(THUIS)WERKEN

4. Kan ik op een Avanslocatie werken?  

Als je voor het verzorgen van onderwijs in de Avansgebouwen moet zijn of als je een locatiegebonden functie hebt, dan kun je op een Avanslocatie werken. Voor alle medewerkers die voor hun werk niet bij Avans aanwezig hoeven te zijn, geldt dat zij thuis moeten werken. Dat geldt ook voor bijeenkomsten met een brainstormend en creatief karatker. Vergeet niet om een mondkapje te dragen als je toch in een Avansgebouw moet zijn.
Ook medewerkers voor wie het onmogelijk is om thuis te werken, kunnen in overleg met hun directie op een Avanslocatie werken. De directie stuurt dan een e-mail naar de locatiebeheerder van de betreffende locatie, met een cc naar de medewerker.

Mocht je klachten hebben die kunnen duiden op het coronavirus, moet je een negatieve, niet-commerciële PCR-test kunnen overleggen voordat je een Avansgebouw binnengaat. 

Vanaf maandag 4 januari zijn een aantal gebouwen weer open voor toetsen en praktijkonderwijs. En voor studenten en medewerkers die thuis niet kunnen studeren of  werken. Check de nieuwsupdate van 22 december voor de openingstijden van de Avansgebouwen.
 

5. Tot wanneer moet ik thuiswerken? 

Vlak voor de kerstvakantie ging Nederland in lockdown. Ook het onderwijs bij Avans vindt weer op afstand plaats, met uitzondering van praktijkonderwijs en toetsen. Dit blijft in ieder geval zo tot 9 februari. 
 

6. Ik moet (binnenkort) mijn wachtwoord van Avans vervangen. Kan ik dit vanuit huis doen?

Nee, je kunt je wachtwoord het beste binnen de muren van Avans vervangen, anders leidt dit tot problemen. Nu we weer voornamelijk thuis moeten werken, hebben we tijdelijk nieuwe afspraken gemaakt over het vervangen van je Avanswachtwoord. Je ontvangt geen meldingen meer over het vervangen van je wachtwoord. Het laatste wachtwoord dat je hebt ingesteld blijft geldig. Wijzig je wachtwoord zodra je weer in een Avansgebouw bent.
Heb je ondanks deze nieuwe afspraken toch een melding ontvangen voor het vervangen van je Avanswachtwoord? Negeer deze dan en volg de afspraken zoals hierboven vermeld. Neem voor vragen contact op met ServicePunt of met de Servicelijn (088 - 525 88 88).
 

7. Ik heb technische problemen bij het thuiswerken. Hoe kan ik hulp krijgen?

Als je ICT-ondersteuning nodig hebt, ga je naar ServicePunt of je belt met Servicelijn (088 - 525 88 88). Studenten en medewerkers die ICT-ondersteuning nodig hebben kunnen vanaf 4 januari een afspraak maken op één van bovenstaande locaties via het afspraakformulier
 

8. Moet ik verlof opnemen of mijn uren inhalen als ik tijd nodig heb om mijn kinderen op te vangen?

Je hoeft geen verlof op te nemen of uren in te halen als je tijdens werktijd ook je kinderen opvangt of helpt bij hun huiswerk. We verwachten niet het onmogelijke van je. Je doet wat je kunt, daar vertrouwen we op. Geef wel aan als je hulp nodig hebt. 
 

9. Hoe kan ik vanuit huis samenwerken met collega’s?

Je kunt via Microsoft Teams met je collega’s vergaderen of samenwerken aan bestanden. Voor tips, kijk op de iAvans-pagina ‘Hoe werk je samen in Teams?’ of deze video over online vergaderen. Of bekijk deze uitleg over chatten in Teams. Als je bestanden nodig hebt die op een netwerkschijf van Avans staan, bijvoorbeeld op de S-schijf, dan kun je daar vanuit huis alleen bij via de beveiligde thuiswerkomgeving van Avans. Dit werkt alleen als je mobiele telefoon hiervoor is geregistreerd bij ICT-Support. Je ontvangt dan een sms-code waarmee je kunt inloggen.
 

10. Welke programma’s mag ik gebruiken voor videobellen?

Voor medewerkers van Avans is het onder voorwaarden toegestaan om de videobelsoftware ‘Zoom’ te gebruiken. Voor videobellen adviseren we je wel om Microsoft Teams of Skype for Business te gebruiken. Deze programma’s bieden vergelijkbare functionaliteiten en zijn uitgebreid getoetst op privacy en veiligheid. Bovendien is er voor deze programma’s een verwerkersovereenkomst waarin de verantwoordelijkheden zijn geregeld met betrekking tot persoonsgegevens. 


11. Ik heb spullen nodig zoals een beeldscherm, toetsenbord of bureaustoel. Mag ik die ophalen en mee naar huis nemen?

Spullen die je nodig hebt om thuis te kunnen werken kun je aanvragen bij jouw bedrijfs- of academiebureau. Als je spullen hebt aangevraagd, ontvang je een bericht van de contactpersoon van jouw bedrijfs- of academiebureau om deze spullen op te komen halen. Dit kan op locatie Hogeschoollaan in Breda. Afhalen kan alleen op deze locatie, omdat we op deze manier iedereen zo snel mogelijk kunnen voorzien van thuiswerkspullen. Afbouwen en straks weer opbouwen op 1 locatie werkt voor ons het snelst. Om ervoor te zorgen dat er niet meer dan 3 personen tegelijk samenkomen, geven we de thuiswerkspullen uit in tijdsvakken van maximaal 10 personen per uur. We verdelen dit daarom over 5 werkdagen. 
 

12. Kan ik onderwijsmateriaal ophalen op mijn eigen locatie?

Ja, het is mogelijk om je spullen of onderwijsmaterialen op te halen op de locatie. Denk aan mappen, boeken en lesvoorbereidingen. Voor alle locatiebezoeken geldt:

  • Je komt alleen, neem geen extra personen mee.
  • Je volgt de looproutes binnen de gebouwen.
  • Denk aan de hygiënemaatregelen.

Let op: bij klachten als koorts, (neus)verkoudheid of hoesten is het niet toegestaan om het pand te betreden. Houd in alle gevallen 1,5 meter afstand, draag een mondkapje en vermijd fysiek contact. Bij het niet respecteren van deze regels, kan jou door het locatieteam de toegang tot de locatie worden geweigerd.


13. Welke kosten voor thuiswerken en reizen vergoedt Avans?

Avans probeert je zo goed mogelijk te faciliteren, ook thuis, en heeft dat al op verschillende manieren gedaan. Zo kun je bijvoorbeeld beschikken over een bureaustoel of beeldscherm. Avans komt medewerkers tegemoet in gemaakte kosten.

Vanaf 1 januari 2021 wordt de reiskostenregeling van Avans anders uitgevoerd. In plaats van een vaste vergoeding, ontvangen medewerkers een vergoeding op basis van hun daadwerkelijke woon-werkreispatroon. De reden hiervoor is dat Avans in 2021 niet kan voldoen aan de randvoorwaarden van de Belastingdienst om een vaste onbelaste tegemoetkoming in reiskosten woon-werk uit te keren aan medewerkers. Er verandert niets aan de hoogte van de vergoeding. Deze blijft €0,10 netto per kilometer met een maximum van 30 kilometer enkele reis.

We kunnen nog niet aangeven voor welke duur deze aanpassingen gedaan worden. Na kwartaal 1 evalueren we de regeling op basis van de ontwikkelingen rondom Covid en de fiscale kaders die dan gelden. Zolang het niet aannemelijk is dat iedere medewerker naar locatie reist, vraag de Belastingdienst een onderbouwing van de gereisde woon-werkdagen. Daarom vragen we iedereen die woon-werkbewegingen maakt, dit te registreren via HR Selfservice.

Alleen daadwerkelijke reizen woon-werk komen in aanmerking voor een tegemoetkoming. De verantwoordelijkheid voor het verkrijgen van de tegemoetkoming voor woon-werkverkeer komt bij de medewerker te liggen. We begrijpen dat deze aangepaste werkwijze een belasting kan zijn voor medewerkers. We blijven proberen medewerkers, ook thuis, zo goed mogelijk te faciliteren. Daarom is besloten de maandelijkse tegemoetkoming in de kosten voor thuiswerken (€ 30) netto bij een fulltime aanstelling) voorlopig te continueren. DP&O richt op dit moment het proces in. Aangezien dit een nieuwe werkwijze is voor medewerkers, waarin we anders dan voorheen actie van medewerkers vragen, wordt de komende periode actief gecommuniceerd  over de  wijziging  via onder andere e-mail, iAvans en Mijn HR.
 

14. Kan van mij gevraagd worden om ’s avonds te werken?

Ons onderwijs op locatie moeten we in tijdsblokken organiseren. Dit leidt ertoe dat werktijden deels anders worden. Avans mag van medewerkers vragen om in de avonden te werken. Wel met inachtneming van het arbeidstijdenbesluit en ook hier met aandacht voor het welzijn van medewerkers. Er is dus altijd afstemming  tussen leidinggevende en medewerker. Ook gelden er vanuit de cao aanvullende voorwaarden. Zo is er voor functies tot en met schaal 10  een extra vergoeding bovenop het uurloon en is avondwerk voor medewerkers van 50 jaar en ouder in de cao gemaximeerd (2 dagdelen per week). Lees de (juridische) achtergrondinformatie.

PERSONEEL & ORGANISATIE

15. Gaan sollicitatiegesprekken door?

Sollicitatiegesprekken kunnen gewoon doorgaan. Voer deze gesprekken zoveel mogelijk digitaal. Als dat niet kan, dan kun je een gesprek inplannen in één van de geopende Avansgebouwen. Geef aan de receptie door dat je sollicitatiegesprekken gepland hebt. Zij vangen dan zoals gebruikelijk de kandidaten op. Wij vragen je wel om te letten op de hygiënemaatregelen:

  • schud geen handen
  • was je handen regelmatig
  • nies of hoest in je elleboog
  • hou zoveel mogelijk afstand: 1,5 meter
  • probeer rechtstreeks contact met anderen te vermijden
  • gebruik papieren zakdoekjes en gooi deze daarna direct weg.

Heb je last van neusverkoudheid, hoesten, keelpijn of koorts, kom dan niet naar Avans en laat je testen. Plan dan een nieuwe datum in voor het sollicitatiegesprek of draag je werk over aan een collega.
 

16. Ik heb of kom in financiële problemen vanwege het coronavirus. Wat kan ik doen?

Het kan zijn dat je financiële problemen hebt of voorziet als gevolg van de coronacrisis. Bijvoorbeeld als je partner zonder werk of inkomen thuis zit. Bespreek dit met je leidinggevende. Dan zoeken we samen met de HR Businesspartner naar een oplossing. 
 

17. Waar vind ik antwoorden vinden op vragen voor DP&O?

Voor veel vragen geldt dat de antwoorden in deze bijzondere situatie niet anders zijn dan anders. Die kun je zoals altijd terugvinden op Mijn HR op iAvans. Vind je daar geen antwoord op je vraag, neem dan contact op met de HR Desk. Dit kan tussen 9.00 en 13.00 uur via 088 - 525 75 55 of stuur een e-mail naar HRDesk.DPO@avans.nl.
 

18. Kan ik nog kinderopvang krijgen?

Kinderopvangorganisaties en basisscholen bieden noodopvang aan voor kinderen van wie 1 of beide ouders werken in een cruciale beroepsgroep. Dat zijn onder andere docenten en personeel benodigd op onderwijsinstellingen, zoals voor afstandsonderwijs en examens. Gezinnen waarvan 1 van de ouders een cruciaal beroep heeft, krijgen wel het verzoek om zoveel mogelijk zelf de kinderen op te vangen. Als dat niet lukt, dan kunnen de kinderen naar de noodopvang. Op de website van de Rijksoverheid vind je alle benodigde informatie over dit onderwerp. 

LESGEVEN & ONDERWIJS

19. Hoe kan ik hulp krijgen bij het aanbieden van digitaal onderwijs?

Docenten die hulp nodig hebben bij het online lesgeven, kunnen terecht bij hun ICTO-coach. De ICTO-coaches hebben hiervoor ook een handig online magazine ontwikkeld. Meer informatie over onderwijs op afstand staat ook op BijAvans.

Voor hulp of tips kun je ook terecht bij Multimedia Support. In deze Sway vind je handige tips over het maken en geven van onderwijs op afstand. En ten slotte kun je met je vragen ook terecht bij ICT-Support. Zij hebben ook middelen beschikbaar om digitaal onderwijs mogelijk te maken, zoals headsets. Deze zijn op afspraak af te halen in één van de geopende Avansgebouwen.
 

20. Wat betekenen de coronamaatregelen voor de tentamenperiode?

Toetsen nemen we zoveel mogelijk online af. Fysieke toetsen die gepland staan, kunnen gewoon doorgaan. Ook het toetsrooster blijft voorlopig ongewijzigd. Er zijn ook alternatieve toetsvormen, denk aan open boek-tentamens, mondelinge afname of inleveropdrachten zoals een essay.

Bij het online toetsen hebben we vorig studiejaar besloten om geen ‘online proctoring’ toe te passen. Dit is het op afstand surveilleren, bijvoorbeeld met gebruik van webcams. Zowel op het vlak van privacy als techniek zijn er nu te veel risico’s. Meer informatie hierover lees je in de update van 24 april.
We beseffen dat docenten en medewerkers voor een lastige opgave staan en dat dit een forse belasting is. Om studievertraging voor de studenten te beperken is maatwerk de oplossing.
 

21. Verandert er iets rondom auteursrechten, nu allerlei leveranciers gratis diensten aanbieden om online onderwijs mogelijk te maken?

Nee, de auteursrechten blijven hetzelfde. Als een dienst gratis is, wil dat nog niet zeggen dat je het materiaal zomaar mag kopiëren en plaatsen in onze leeromgeving. Wil je toch gebruikmaken van delen van teksten, beeldmateriaal en andere publicaties? Dan gelden hiervoor de bestaande regels. In dit bericht lees je daar meer over.
 

22. Waar kan ik terecht met vragen over toetsing op afstand?

Alle toetsgerelateerde informatie vind je op BijAvans. Hier vind je ook de beslisboom en de laatste ontwikkelingen op het gebied van ‘online proctoring’: het op afstand surveilleren, bijvoorbeeld met gebruik van webcams.

Vorig studiejaar hebben we besloten om geen ‘online proctoring’ toe te passen. Zowel op het vlak van privacy als techniek zijn er nu te veel risico’s. Wel gaan we door met enkele pilots om te onderzoeken wat online proctoring op de langere termijn te bieden heeft.
De collega’s van het LIC denken graag met je mee over dit onderwerp en roepen je op om vooral vragen te blijven stellen.

REIZEN

23. Ik ben in 'oranje/rood gebied' geweest en moet 10 dagen in thuisquarantaine. Mag ik voor mijn werk wel naar Avans komen?

Nee, blijf thuis en meld bij je leidinggevende dat je niet naar Avans kunt komen.
 

24. Kan ik nog steeds een elektrische auto van Avans gebruiken?

Ja, de elektrische deelauto’s op de locaties Hogeschoollaan en Bijster (Breda), Onderwijsboulevard (’s-Hertogenbosch) en Prof. Cobbenhagenlaan (Tilburg) kun je nog steeds gebruiken.

Goed om te weten: het coronavirus heeft weinig kans om te overleven op auto-onderdelen. Toch adviseren we je om je handen te wassen voordat je de auto gebruikt. Onderdelen die je vaak vast hebt, maak je schoon met een desinfecterend doekje.


25. Kan ik mijn mobiliteitskaarten gewoon gebruiken?

Alle traject OV-kaarten zijn stopgezet. Deze abonnementen zijn omgezet naar dal-urenabonnementen (op saldo reizen, maar 40% korting buiten de spits). Medewerkers die vanwege hun functie toch moeten reizen in de periode van de coronamaatregelen kunnen kiezen tussen het gebruik van hun OV-kaart of een reiskostenvergoeding. Meer informatie is te vinden op HR selfservice.

WELZIJN & MAATSCHAPPIJ

26. Hoe kan ik gezond thuiswerken?

In deze digitale brochure vind je een aantal tips die je helpen prettig te werken en gezond te blijven. Heb je vragen over de inrichting van de thuiswerkomgeving dan kun je terecht bij de collega's van Health Services of via 088-5257496. Ze geven je advies over manieren waarop je duurzaam gezond thuis kunt werken, en hoe je je werkplek goed in kunt richten. Heb je klachten? In de brochure lees je wat Health Services voor je kan betekenen.
 

27 Ik ervaar stress vanwege de coronacrisis. Wat kan ik hieraan doen?

Wees eerlijk over jezelf naar anderen: 
We zien hoe ongelooflijk hard iedereen aan het werk is om alle ballen in de lucht te houden. Vanaf het begin hebben we veel aandacht besteed aan het voorkomen van studievertraging voor studenten. Maar we zien dat dit makkelijker gezegd is dan gedaan. Inmiddels realiseert Avans zich steeds meer dat deze crisis een marathon wordt. Daarom moeten we meer dan ooit letten op elkaar. En niet vergeten om vooral ook op jezelf te letten. 

Zoek contact met elkaar:
Weet jij wat je kunt doen als je de situatie zwaar vindt? Steun vind je bij je collega’s, team en leidinggevende. Heb jij regelmatig een digitaal koffiemoment met je collega’s? En ook regelmatig een-op-een contact met je leidinggevende? Sociale steun, solidariteit en samen de schouders eronder zetten, vraagt – juist in deze tijden – om menselijk contact. Zoek dat op.

Een professioneel luisterend oor:
Soms zijn de uitdagingen zwaar en is het niet genoeg om het daarover te hebben met collega’s en je leidinggevende. Zowel voor fysieke of mentale zorgvragen, als voor een luisterend oor, kun je terecht bij Health Services. Hier zijn collega’s en professionele hulpverleners bereikbaar om, vertrouwelijk, naar jou te luisteren, je te adviseren en handvatten te bieden om met de situatie om te gaan. Ook kunnen ze je doorverwijzen als je op andere manieren beter geholpen kunt worden. 
Dus loop je vast? Neem dan contact op met Health Services via 088 - 525 7496 of via healthservices@avans.nl.

Hulp bij angst of bij rouw en verlies:
Als je worstelt met levensvragen of hulp nodig hebt bij angst of bij rouw en verlies, kan het lectoraat Zorg rond het Levenseinde je hierin ook ondersteunen. Dit lectoraat heeft veel expertise in het omgaan met zingevingsvragen rond ziekte of het einde van het leven of met de verwerking van een groot verlies. 
Graag stellen ze hun expertise ter beschikking aan de medewerkers van Avans. In één of meerdere persoonlijke gesprekken ondersteunt één van de kenniskringleden je op de onderwerpen waarmee je worstelt. Lees verder in het nieuwsbericht van 14 april.

Laatst bijgewerkt op 14 januari 2021.